Как с компьютера отправить документы по электронной почте: пошаговая инструкция

Привет! Сегодня поговорим о том, как с компьютера отправить документы по электронной почте. Расскажем о том, зачем это делать именно через почту.

Ну и поговорим о различных форматах для работы с документами.

 

Зачем отправлять документы по электронной почте?

Сейчас многие предпочитают вести деловые переговоры в электронной почте.

Казалось бы, это странно, ведь сейчас полно различных мессенджеров, где это сделать намного удобнее.

Но всё же личный почтовый ящик – это до сих пор важный элемент в мире бизнеса.

И главная причина этого в защищённости.

Если у человека стоит хороший пароль, то он может не беспокоиться о том, что кто-то взломает его почтовый ящик и получит доступ к документам.

При этом почта позволяет отправлять большие и разнообразные файлы.

Те же мессенджеры не всегда давали возможность отправить файлы эксель, ворд и прочие.

Ну и не забываем о том, что так просто привычнее.

Люди из сферы бизнеса годами отправляли документы таким образом. И пока нет явных причин отказываться от такого рабочего способа.

При этом само общение через электронную почту как бы располагает к деловым переговорам.

Это не мессенджер, в которых ценится точность, а почта, в которой ценится продуманность.

Даже поле для диалога сразу располагает к длинному тексту.

 

Как с компьютера отправить документы по электронной почте?

Прямо сейчас документы можно отправить двумя способами.

  • Первый – это загрузить в облако. Он нужен тогда, когда нужно отправить много файлов.

Также он пригодится тем, кто хочет выставить какой-то документ для нескольких человек.

Тогда можно будет просто отправить им ссылку, а не прикреплять каждому файл.

В теории такой способ менее надёжен, но пока что на взлом Google диска (и даже облачного хранилища Mail) никто не жаловался.

Ещё один плюс такого подхода в том, что человек сможет сразу просмотреть документы, если они выложены в текстовом формате или в формате word.

Также таким образом можно прикреплять документы не только одним файлом, но и одной папкой, что очень удобно для работы над множеством разных проектов.

  • А вот второй способ – просто прикрепить файлы к сообщению. Его главное преимущество заключается в надёжности. Так доступ к файлу получит только один человек.

Главный недостаток такого способа заключается в том, что при большом количестве файлов начинается путаница.

Тем более, их нельзя предварительно посмотреть, что не очень хорошо.

Конечно, если вам нужно отправить пару-тройку файлов одному человеку, то это лучший способ.

А вот при больших количествах даже есть вероятность того, что система не позволит прикрепить все файлы.

 

Как отправить файл по электронной почте? — смотреть видео

 

Какие существуют форматы для документов?

Самый популярный формат – это ворд.

Его главное преимущество заключается в гибкости.

Если вы хотите не просто получить и распечатать, а сначала проверить и исправить ошибки, то он позволит вам это сделать.

При этом никаких проблем с печатью не возникнет. Вы сможете отформатировать текст так, как вам удобно.

На втором месте по популярности форматов для документов идут файлы в формате pdf.

Их так ценят из-за того, что открыть их можно легко на любом устройстве.

Например, вам нужно бегло просмотреть их с телефона, в вордовском формате это будет сделать тяжело, а вот в pdf – легко.

Но также важно понимать, что в деловой сфере очень много документов в электронном виде получаются через скан.

А после сканирования все документы сохраняются именно в формате PDF.

Это не очень удобно для тех, кто хочет работать и как-то изменять их, но в целом такой формат будет отличным вариантом.

Ну и напоследок можно поговорить об обычном текстовом файле и Excel.

Это очень узконаправленные форматы.

Первый используется для того, чтобы быстро ознакомить человека с сутью договора.

Если вы не хотите заниматься оформлением, то он будет лучшим вариантом.

Ну а файлы в формате Excel – это зачастую таблицы, а также различные формулы с расчётами.

Не сказать, что они удобнее всех на земле, но, когда речь заходит о подсчётах чего-либо, то они незаменимы, поэтому их так любят бухгалтеры.

 

P.S. Возможно вам интересна будет запись: «Как научиться делать красивые презентации в PowerPoint: пошаговая инструкция для новичков»

 

Заключение

Вот вы и узнали о том, как с компьютера отправить документы по электронной почте.

Для этого можно воспользоваться облачными хранилищами. Такой способ лучше подойдёт для тех, кто хочет отправить файл сразу нескольким людям.

Также можно отправлять документы в сообщении. В таком случае их посмотрит только один человек.

Главный недостаток такого способа – неудобность, а также невозможность заранее просмотреть файлы.

  • Сами документы чаще всего отправляют в формате Word.
  • Если их сосканировали, то выбирают формат pdf.
  • А для работы с цифрами и таблицами лучше всего подходит Excel.

 

Некоторые переговоры потихоньку перетекают в Telegram, так как эта социальная сеть хвалится своей защищённостью.

А как вы считаете, безопаснее отправлять документы по почте или через Telegram?

 

P.S. На нашем сайте вы можете получить бесплатно курсы по заработку в интернете. Находятся они на этой странице

 


P.S.S. Чтобы написать данную статью, было потрачено много сил и времени. И если она принесла пользу вам, то возможно она принесет пользу и вашим друзьям.

Для этого нажмите и поделитесь с друзьями в социальных сетях.   А для нас это будет лучшей благодарностью и мотивацией на будущее!

А хотите первыми узнавать об обновлениях? Подписывайтесь на новости блога

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: